Comment organiser des rituels d'équipes efficaces ?

Dans la gestion d'équipe (moins de 10 personnes), j'ai souvent observé une animation hebdomadaire du responsable.

L'équipe se réunit un jour particulier de la semaine à une heure convenue, en général toujours le même créneau (c'est plus simple à retenir et à planifier), ceci de manière récurrente.

Parfois il y a plusieurs rituels de cette nature avec des ordres du jour différents et une périodicité variables, par exemple:

• réunion d'équipe hebdomadaire le lundi matin pour faire le point de la semaine passée et sur ce que chaque membre d'équipe prévoit de faire la semaine qui débute, format en général valable pour des activités de vie courante
• réunion hebdomadaire ou bi-mensuelle pour un pilotage de projet sur une sélection de projet limitée dans l'équipe
• réunion mensuelle pour piloter les nouvelles demandes entrantes des clients, arbitrer leur prise en compte ou non sous format de CAM (Comité d'Approbation des Modifications) et s'organiser

Plus la "synchronisation" des membres est proche et plus le pilotage est à un niveau de maille fin, donc on se situe sur une maille opérationnelle. Dans les démarches Agiles, les points sont quotidiens d'une durée maximum de 15 minutes (ce format est redoutable et met rapidement en évidence des situations de blocage). 

Zoom sur la réunion hebdomadaire, le syndrome de la réunion

Le format le plus classique est le tour de table personne par personne de manière séquentielle.

Pour les chefs d'équipe mieux organisés et structurés, l'ordre du jour est standardisé et le temps de parole est "timeboxé" (exemple: 5 minutes par personne).

Mais finalement quel est l'objectif de cette réunion ?

La plus part du temps, cette réunion est LA réunion du chef. Du coup, les prises de parole sont des face à face entre le collaborateur et le chef.

Dans ces conditions, il n'est pas forcément simple de tenir la discussion sur les 5 minutes accordés suivant la nature du sujet et si la discussion est animée, il y a de fortes chances que la durée dérape et que les derniers passent leur tour.

Parfois, avec un peu de chance, les sujets évoqués dans la discussion sont utiles pour d'autres personnes de l'équipe. Mais est-ce bien toujours le cas ? Combien de temps à vraie valeur ajoutée chacun va-t-il en tirer à son niveau ?

Alors pour compenser, les ordinateurs portables et autres smartphones ont permis de combler ce trou de 55 minutes "inintéressant" en s'occupant ... autrement. 

Mais, dans ce cas personne n'écoute s'il est concentré sur autre chose ?

Bref, ce n'est pas le format idéal et pourtant il est couramment ancré dans les organisations.

Au fait, ce n'est pas ça la fameuse réunionite ? assister à une réunion de 1 heure et n'être captif que 5 minutes ?

La version avancée s'appelle la réunionite aiguë, c'est un agenda rempli de ces mêmes réunions.

Le bon rituel, au bon moment, avec les bonnes personnes ou l'art de mener des réunions efficaces !

A votre avis, quelles sont les bonnes pratiques ???

La suite à venir ...