Qui n'a pas connu une réunion qui n'a pas répondue aux attentes, la fameuse réunion non cadrée qui part dans tous les sens ?
A quoi est-ce dû ? Simplement parce qu'il faut un cadre pour mener à bien une réunion: avant, pendant et après.
Avant la réunion:
- planifier la réunion: fixer un ordre du jour clair (c'est-à-dire avec des objectifs) et orienté actions et prises de décisions, identifier clairement les intervenants et ce que l'on attend d'eux
- préparer la réunion en réalisant les pré-requis nécessaires. S'il faut collecter des informations, exécuter certaines tâches préalables, les faire ou les déléguer
Lors de la réunion:
- rappeler l'ordre du jour aux participants pour introduire la séance
- identifier la personne qui prendra les notes et rédigera le compte-rendu
- proposer un timing de la réunion. Par exemple: introduction (5 minutes), présentation du sujet (20 minutes), ébauche de solutions (15 minutes), décision (10 minutes), synthèse et clôture (10 minutes)
- respecter le timing en surveillant l'écoulement du temps et recadrer si nécessaire
- en fin de réunion: passer en revue les objectifs de celle-ci, ont-ils été atteints ?
- identifier le plan d'action faisant suite à la réunion: quelles sont les prochaines actions ?
- rédiger le compte-rendu
- faire une synthèse en quelques lignes
- diffuser le compte-rendu (synthèse en tête et détail ensuite) aux participants et autres personnes en information
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