Un bon compte-rendu ? Pourquoi pas ?

A quoi sert un compte-rendu ? A vrai dire tout simplement à rendre compte ! Plus sérieusement, un compte-rendu est une synthèse de ce qui s'est dit lors d'une réunion. Il est destiné à tracer les actions et décisions prises mais aussi à transmettre l'information à ceux qui n'ont pas participé à la réunion. Il permet également s'il y a une série de réunions successives, d'établir un suivi des réunions.

Le CR (abréviation utilisée de Compte-Rendu) devra mentionner aussi bien les points d'accords des participants sur les sujets comme les points de désaccords ou en suspens. Les faits sont indiqués ainsi que les avis exprimés par les participants. Les éléments subjectifs ne doivent pas être pris en compte.

Comment structurer le CR et que faut-il notifier dans le CR ?

• Objet de la réunion
• Date et lieu de la réunion
• Date et lieu de la prochaine réunion (optionnel)
• Auteur/rédacteur
• Participants (avec rôles et service d'appartenance ou société)
• Périmètre de diffusion
• Lien vers des documents historisés (optionnel)
• Synthèse en quelques lignes (rappel des décisions et plan d'actions synthétique avec pour chaque action, un pilote de l'action et un seul et une date d'échéance), c'est la conclusion
• Contenu détaillés des échanges (avec éventuellement rappel de l'historique précédent), du débat restitué dans un ordre chronologique

Diffusion et boucle de relecture:

Le compte-rendu doit être formalisé rapidement (dans les deux jours) et diffusé. Prévoir une phase de relecture éventuelles et intégrer les remarques.

Remarques hors réunion:

Il se peut que des idées ou compléments émergent après la réunion. Il est possible d'intégrer ces quelques notes à valeur ajoutée en indiquant que ce sont des notes hors réunion (en italique par exemple pour un meilleur repérage)

Astuces:

• Utiliser le sur-lignage coloré pour des actions: si vous souhaitez focaliser des acteurs sur des zones textuelles spécifiques dont ils portent les actions ou questions, il est possible de surligner d'une couleur personnalisée. Le repérage visuel permet d'orienter plus facilement les lecteurs.

• Utiliser le sur-lignage coloré pour des points forts comme des décisions: ils pourront être repris en synthèse

Note: indiquer les couleurs en légende et leurs significations