Les lois de l'efficacité personnelle et de gestion du temps

Il existe un certains nombre de principes, dont nous ne sommes pas forcément conscients mais  qui nous permettent, lorsqu'on les connait et les applique de détourner certains pièges simples d'organisation aussi bien sur le plan professionnel que personnel. En voici une synthèse.

Loi de Laborit

Nous avons tendance à faire en premier ce qui nous plait, ce qui est facile et à remettre à plus tard ce que nous n’aimons pas ou ce qui est difficile.

L’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir. C’est « la loi du moindre effort ». Le danger est de repousser sans cesse les tâches ennuyeuses, de les reporter en dernière minute.

L'expérience montre également qu'une tâche pénible ou ennuyeuse sera réalisée plus rapidement s'il existe la promesse d'une action plaisante juste après.

Conseils et mise en œuvre

• Planifiez le mieux possible en alternant les activités
• Commencez votre journée par une tâche qui vous semble difficile 
• Accordez-vous une récompense une fois la tâche terminée (une pause, une activité plus plaisante)

Principe de Lakein

L’action l’emporte sur la réflexion. Un objectif qui n’est pas défini s'éternise.

Conseils et mise en œuvre

• Fixez-vous des objectifs et planifiez-les dans le temps
• Formalisez-le, cela constitue un engagement personnel

La todolist

Tout le monde a aujourd'hui énormément de choses diverses et variées à faire dans ses journées. Il est rare que les personnes ne se consacrent plus qu'à une seule et même tâche sur la journée. L'activité est très variée et chacun doit s'organiser, l'humain n'a pas la capacité à retenir tout dans sa tête.

Piloter son activité avec une todolist, un planning est plus efficace que de faire appel à sa mémoire.

Conseils et mise en œuvre

• Créez une liste des tâches que vous avez à réaliser
• Priorisez cette liste et réviser-là périodiquement
• Évitez de commencer plusieurs choses à la fois et de vous disperser
• Regardez votre todolist pour contrôler l'avancement des tâches
• Clôturez vos tâches terminées

Loi de Pareto

20% de nos activités produisent 80% de nos résultats. L'essentiel prend peu de temps (20%) et l'accessoire prend beaucoup de temps, d'énergie ou de ressources (80%).

Une fois un certain seuil atteint, le reste n’apportera que peu de bénéfice et sera très chronophage.

Si une chose à faire demande des efforts important et que personne ne s’en rend compte, alors il vaut mieux se passer de cette activité.

Conseils et mise en œuvre

• Parmi les activités que vous avez faites aujourd’hui, y en a-t-il qui ne font pas partie de votre mission ?
• Supprimez les activités parasites (même si elles sont agréables !)
• Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire les messages ou pour consulter internet. Reportez ces activités plus tard dans la journée et commencez directement avec les 20% qui produisent 80% de résultats

Loi de Parkinson

Un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible. Cela veut dire que même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on consomme la totalité du temps imparti. 

A contrario, une tâche sans échéance à tendance à s’éterniser.

Conseils et mise en œuvre

• Fonctionnez sous forme d'objectifs et de livrables à produire. Une tâche doit transformer ou produire un livrable physique, c'est le "contrat" de la tâche à réaliser. De ce fait, les critères de fin de la tâche sont connus: "Terminé" a le même sens pour tous !
• Planifiez et fixez-vous des échéances pour chacune des tâches
• Donnez des échéances courtes et pensez agile : des petites étapes cadrées et courtes produisent plus de résultats

Loi de Murphy

Toute chose prend plus de temps que l'on avait prévu, rien n'est aussi simple que l'on imagine au départ.

Conseils et mise en œuvre

• Entraînez-vous à évaluer la durée d’une tâche. Pour fiabiliser l'estimation, il faut se lancer, estimer au départ et mesurer le temps passé à l'arrivée. C'est l'analyse à posteriori qui permettra de capitaliser et d'avoir des références pour l'avenir
• N’enchaînez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque 
• Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maîtrisez pas encore le travail à réaliser
• Prévoyez des marges de sécurité dans vos timings : si vous maîtrisez le travail, ajoutez 20% de plus. Si c’est une tâche nouvelle pour vous, prenez une marge de 50%. Prévoyez également 20% pour les imprévus dans votre agenda

Loi de Fraisse

Une heure n'est pas toujours égale à une heure. Ce qui plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s'éterniser.

Plus une activité est morcelée, plus elle parait durer longtemps. Plus une activité est intéressante, plus elle parait brève. Le temps d'une attente est toujours trop long.

Conseils et mise en œuvre

• Suivez l’avancement de vos tâches et contrôlez qu’elles avancent correctement par rapport au temps que vous aurez estimé préalablement. Un bon indicateur factuel permet de vous ramener à la réalité et de vous faire avancer si ça dérape.

Loi des biorythmes

Le respect de nos horloges internes permet de tirer parti de nos périodes de grande forme, et également de respecter nos périodes de récupération.

Conseils et mise en œuvre

• Analysez-vous, quand avez-vous le plus d'énergie ?
• Quand récupérez-vous le mieux ?

Loi de l'alternance ou loi de l'Ecclésiaste

Il y a un temps pour tout et un temps pour chaque chose.

Notre horloge interne est faite en sorte que personne n’est au mieux de sa forme 100% de son temps.

Conseils et mise en œuvre

• Faites une seule chose à la fois, en vous y consacrant totalement
• En cas de période pauvre en énergie, arriver à avancer, même ces jours-là est une grande victoire

Loi de Kokaï (ma loi personnelle)

Une tâche à faire sera faite efficacement si la personne qui la réalise possède les caractéristiques suivantes : elle est compétente pour la réaliser, elle est disponible, elle a suffisamment d’énergie, et elle est motivée.

Conseils et mise en œuvre

• Avant d’engager l’action, prenez du recul et vérifiez si l’une des caractéristiques fait défaut ou non
• Si vous n’êtes pas pleinement compétent sur la tâche, comment pourriez-vous le devenir ? qui peut vous aider ou vous éclairer ?
• Avez-vous estimé la tâche et vous accordez-vous suffisamment de temps ?
• Etes-vous en forme ? Quel serait le meilleur moment dans la journée pour faire cette tâche ?
• Enfin, comment allez-vous trouver votre motivation s’il s'agit d'un travail qui vous plait moins ?

• Une fois la situation analysée, agissez en conséquence

En conclusion, il est important de faire un travail sur soi-même, de mieux se connaitre pour exploiter au mieux nos propres ressources au profit de la performance opérationnelle.